Prva arhivska ustanova u BiH i član Međunarodnog arhivskog vijeća

telefon / fax: + 387-33-206-492
e-mail: info@arhivbih.gov.ba
Reisa Džemaludina Čauševića 6, Sarajevo

Registrature

Arhivska građa nastaje odabiranjem iz registraturne građe. Registraturnu građu čini cjelina zapisa ili dokumenata nastalih ili primljenih djelovanjem i radom pojedine pravne ili fizičke osobe. Registraturna građa smatra se arhivskom građom u nastajanju.Sektor «vanjske službe» Arhiva BiH radi na evidentiranju stvaratelja arhivske građe, pregledanju njihove registraturne građe i uvjeta čuvanja.

Arhivska struka u BiH od samih početaka prepoznala je krucijalnu važnost zaštite arhivske građe izvan arhiva, kao preduvjeta za očuvanje i kasnije preuzimanje arhivske građe u arhiv. U ovoj djelatnosti, radi se od samih početaka arhivske službe, gdje su postignuti značajni rezultati u spašavanju velikih količina arhivske građe.

Na stvarnoj organizaciji ovog segmenta arhivske službe započelo se raditi u BiH krajem pedesetih godina, kad je Društvo arhivskih radnika (1957. godine) donijelo odluku o formiranju kartoteke za registrature, u kojoj bi se zavodili podaci o svim stvaraocima i imaocima arhivske građe.

Prvoj organiziranoj akciji na prikupljanju podataka o registraturama u BiH pristupilo se 1960. godine. Nakon izrade plana akcije popisa, kao i uputstva Pregled evidencija i način njihovih vođenja u referatu zaštite arhivske građe, 7. februara 1961. izvršena je akcija popisa, nakon čega je formirana kartoteka, u kojoj su registrature klasifikacirane na:

  • organe i uprave javne službe (vlast i uprava; kulturno-prosvjetne ustanove; zdravstveno-socijalne službe i sudstvo);
  • gospodarske organizacije;
  • društvene organizacije;
  • konfesionalne organizacije i privatne zbirke.

1965. godine izrađen je Privremeni popis kategorija registraturne građe, a godinu dana poslije i Uputstvo o arhivsko-registraturnom materijalu. Postupak s građom sastojao se u tome da nadležni arhiv, nakon što određeni imatelj predloži izlučivanje, formira višu komisiju koja će pregledati i ocijeniti prijedlog, te potom dati svoju suglasnost za izlučenje predloženih spisa.

Istinsko oživotvorenje načela ovih akata dobila su u Uredbi o kancelarijskom poslovanju organa uprave i organizacija iz 1971. godine, kojom su u arhivsku praksu BiH uvedene liste kategorija registraturne građe s rokovima čuvanja.

Uputstvom o postupku odabiranja arhivske građe i izdvajanja bezvrijednog registraturskog materijala organa uprave i organizacijapropisano je da se odabiranje smije vršiti samo iz sređene registraturne građe, koja za određenoga imatelja nema važnosti za tekući rad. Temeljnim polazištem odabiranja određene su, tj. potvrđene liste kategorija, koje su svi stvaratelji bili obvezni donijeti. Uloga arhiva u odabiranju je u potvrđivanju lista i stalnom obvezivanju organa koja se građa čuva. Nadležnost arhiva u ovim pitanjima najjasnije se vidi u tome što arhiv može zadržati od izdvajanja predloženu građu, i da je takva odluka za imatelje obvezujuća.

Uputstvom o načinu primopredaje arhivske građe između organa uprave i organizacija i nadležnog arhivapostupak je primopredaje određen kao komisijski, na bazi suradnje djelatnika registrature i nadležnog arhiva, a na osnovi popisa koji su dio prijedloga za primopredaju.

Uputstvom o načinu vođenja i korišćenja arhivske knjige organa uprave i organizacijapotvrđena je obveza evidencija registraturnog građe. Propisana je obveza popisivanja cjelokupne građe nastale do 1972. godine, a za predstojeći su period uspostavljeni posebni obrasci.

Glavni je nedostatak ovih propisa bio je u tome što su se odnosili isključivo na državne organe i organizacije. Ova je okolnost otklonjena novim republičkim, Zakonom o arhivskoj građi i arhivskoj službi.

Po donošenju ovoga zakona, izmijenjeni su postojeći propisi, donošenjem novih: Uputstva o postupku odabiranja arhivske građe iz registraturskog materijala i Uputstva o načinu primopredaje arhivske građe između državnih organa, organizacija udruženog rada i drugih organizacija i zajednica, udruženja građana i građansko-pravnih lica i nadležnog arhiva, kojima su, što se vidi i iz naziva, obuhvaćeni i drugi, a ne samo organi uprave, kako je to bilo do tad. Noveliranim je propisima svim stvarateljima data u obvezu arhivska knjiga, kao osnovni inventarni popis i ujedno osnova odabiranju građe. Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj službi iz 1974. godine je, također, precizirao obaveznu predaju građe nastale do 15. maja 1945. godine.

Iz potreba efikasnijeg rada, izrađen je i priručnik Kancelarijsko poslovanje u svjetlu arhivskih propisa.

Arhiv Bosne i Hercegovine nadležan je za arhivsku i registraturnu građu institucija Bosne i Hercegovine i javnih ustanova i korporacija, te pravnih i fizičkih osoba čija se djelatnost prostirala ili se prostire na teritoriji Bosne i Hercegovine, odnosno koja ima značaj za Bosnu i Hercegovinu.

Stvaratelji i imatelji javne arhivske i registraturne građe obavezni su savjesno čuvati građu u sređenom stanju i osigurati od oštećenja i uništenja do predaje Arhivu BiH. To podrazumijeva osiguranje prostorija za smještaj i čuvanje registraturne i arhivske građe, opreme, održavanje klimatskih, kemijsko-bioloških i fizičkih uvjeta smještaja registraturne i arhivske građe.

O svim promjenama statusa i ustrojstva, stvaraoci arhivske i registraturne građe dužni su izvijestiti nadležni arhiv radi davanja mišljenja o postupanju s arhivskom građom. U slučajevima ukidanja državnog organa vlasti, javnih ustanova i preduzeća dogovorno se predaje pravnom sljedniku ili nadležnom arhivu. Organ koji donese odluku o prestanku rada stvaraoca odnosno imaoca arhivske i registraturne građe, dužan je odrediti novu pravnu osobu kao imaoca te građe i donijeti odluku o predaji građe nadležnom arhivu.

Također, stvaratelji/imatelji dostavljaju Arhivu BiH popis građe i obavještavaju ga o svim promjenama u vezi s njom.

Stvaratelji i imatelji redovno odabiraju arhivsku građu iz registraturne građe, po isteku roka koji je određen listom kategorija registraturne građe za čuvanje određene vrste građe i uz odobrenje Arhiva BiH. Odabiranje i izlučivanje obavlja se najkasnije u roku od jedne godine od dana isteka roka čuvanja utvrđena u Listi kategorija.

Lista kategorija registraturnoga gradiva s rokovima čuvanja je normativni akt koji donosi imatelj registraturne i arhivske građe, a suglasnost na nju izdaje Arhiv Bosne i Hercegovine. Nju trebaju izraditi stručni radnici koji poznaju organizaciju poslovanja, vrstu dokumenata i sposobni su ocijeniti znanstveno-povijesno i praktično značenje te građe.

Postupak za odabir arhivske građe, odnosno izlučivanja bezvrijedne registraturne građe, pokreće imatelj gradiva u čijem je radu nastala ova građa ili se kod njega nalazi po bilo kojoj pravnoj osnovi.

Odabir se iz sređene registraturne građe koja je upisana u arhivsku knjigu. Arhivska knjiga je evidencija koja se vodi u okviru uredskoga poslovanja i predstavlja opći inventarski pregled cjelokupne registraturne građe nastale radom stvaratelja ili imatelja građe. Prijepis ili kopija arhivske knjige u koju je upisana registraturna građa za proteklu godinu, dostavlja se Arhivu Bosne i Hercegovine najkasnije do kraja aprila naredne godine.

Imatelja registraturne i arhivske građe obvezuje ocjena Arhiva Bosne i Hercegovine o tome koja će se registraturna građa trajno čuvati (arhivska građa).

Iz registraturne građe koja je nastala do kraja 1945. godine i građe koja je nastala u razdoblju 1992.-1995. godine, tijekom ratnih djelovanja u Bosni i Hercegovini, odabir arhivske građe, odnosno izlučivanje bezvrijedne registraturne građe obavlja se samo u Arhivu Bosne i Hercegovine.

Način i postupak preuzimanja arhivske građe propisan je Pravilnikom o preuzimanju arhivske građe u Arhiv Bosne i Hercegovine.

Javna arhivska građa predaje se nadležnom arhivu u roku koji u pravilu ne može biti duži od 30 godina od njenog nastanka.Arhiv može preuzeti građu ako je to nužno radi zaštite i spašavanja građe od oštećenja ili uništenja. Rok može skratiti ili produljiti u sporazumu između stvaratelja, odnosno imatelja arhivske građe.

Stvaraoci i imaoci javne arhivske i registraturne građe dužni su je predati nadležnom arhivu u originalu, sređenu, odabranu, označenu, popisanu, u zaokruženim cjelinama, te tehnički opremljenu i popisanu u arhivsku knjigu.

Primopredaja arhivskoga gradiva između predavatelja i Arhiva Bosne i Hercegovine obavlja se komisijski. Tom prilikom sastavlja se zapisnik, kojem je sastavni dio popis građe koja se preuzima.

Posebne norme imamo kod privatne arhivske građe.

Arhiv Bosne i Hercegovine u dogovoru s entitetskim arhivima utvrđuje popis pravnih osoba imaoca arhivske građe u privatnom vlasništvu, za koju po svojoj stručnoj ocjeni utvrdi da je od interesa za državu.

Nadležni arhiv vodi Registar vlasnika privatne arhivske građe sa osnovnim podacima o imaocu građe.

Arhiv Bosne i Hercegovine ima pravo i obavezu inspekcije nad arhivskom građom u privatnom vlasništvu.

Imaoci privatne arhivske građe, koji čuvaju arhivsku građu ili pojedinačne dokumente trajne vrijednosti, obavezni su čuvati je, srediti i popisati; omogućiti ovlaštenoj osobi nadležnog arhiva pregled, popis i proučavanje u sigurnosne svrhe; obavijestiti nadležni arhiv o svim promjenama u vezi s arhivskom građom i omogućiti snimanje arhivske građe po zahtjevu nadležnog arhiva.

Vlasnici privatne arhivske građe koji žele prodati svoju arhivsku građu, dužni su je najprije ponuditi nadležnom arhivu na čijem području imaju svoje prebivalište, a nadležni arhiv koji ne želi koristiti svoje pravo preče kupnje dužan je u roku od 30 dana od dana prijema odrediti se o ponudi.

Danas Arhiv BiH, osim po odredbama Zakona o arhivima i arhivskoj službi, ovu djelatnost obavlja na osnovi nekoliko provedbenih propisa: